6.1 Bedrijfsvoering

Ín de bestuursopdracht 'Uitvoering coalitieakkoord' uit 2022 is voorgesteld om de opgaven anders te organiseren op basis van een driedeling:

• lijnopgaven
• coördinatieopgaven
• programmaopgaven

In 2022 is besloten om de functie van opgavemanager in het fysieke domein in te richten. Er zijn twee opgavemanagers, welke gezamenlijk de vijf grote programmaopgaven inhoudelijk aansturen (energietransitie, duurzame mobiliteit, Langs Eem en Spoor, Vathorst en binnenstedelijke woningbouw). Deze personen zorgen daarnaast voor integraliteit en commitment van betrokkenen op de doelen en rapporteren aan directie en college.

In 2022 is gestart met een marktverkenning voor nieuwe proces-ondersteunende software. Op termijn zal dit het huidige zaaksysteem gaan vervangen. De strategie voor een optimale klantervaring en het lean organiseren van werkprocessen is hier voor een belangrijk deel van afhankelijk.

In 2022 zijn het voorlopig ontwerp en definitief ontwerp vastgesteld. Vanwege de extreme marktomstandigheden heeft de Raad in november ingestemd met een aanvullend investeringskrediet. In november is de aanbesteding voor de uitvoering gestart. In 2023 moet dat leiden tot een aannemer en start uitvoering.

Op meerdere terreinen wordt gewerkt aan aantrekkelijk en inclusief werkgeverschap. Er is oog voor (inclusieve) vacatureteksten, er wordt gebruik gemaakt van verschillende, meer inclusieve, wervingsmethoden en er is gestart met recruitment om zo nieuwe medewerkers te vinden. Er is een onderzoek naar hoe we onze arbeidsvoorwaarden, met name op het gebied van mobiliteit, aantrekkelijker kunnen maken. We zetten in op het behouden van onze medewerkers door oog te hebben voor talentontwikkeling en ontwikkelingsmogelijkheden die zowel bij de organisatie als bij de medewerkers past.

Ook in 2022 hebben we verder gewerkt aan de digitalisering van de dienstverlening, waaronder het ontwikkelen van E-formulieren, optimaliseren van het meldingen proces en voorbereidende werkzaamheden voor de Wet Open Overheid.

In 2022 is er verder gewerkt aan het optimaliseren van het fundament van onze informatievoorziening. De Amersfoortse Enterprise Architectuur is vernieuwd. Nieuwe technologie en de vervanging van applicaties worden hieraan getoetst. De ‘agile’ manier van werken is geïmplementeerd en op basis van ‘lean’ wordt het IV beheer geoptimaliseerd.

Cyberdreigingen zoals phishing, datalekken en ransomware zijn aan de orde van de dag. Het informatiebeveiligingsbeleid is in 2022 hierop aangepast. De nadruk ligt op het continu beheersen van risico’s op basis van doelstellingen, de planning en control cyclus en het mee laten groeien van de maatregelen om risico’s zoveel mogelijk te mitigeren. Toch kan het gebeuren dat we getroffen worden door een cyberaanval. Daarom is een start gemaakt met het actualiseren van het ICT calamiteitenplan.

In 2022 hebben we een lunchlezing georganiseerd over deepfake en desinformatie. Ook zijn er regulier phishing mails door ons de organisatie ingestuurd en hebben er metingen plaatsgevonden op de reacties die hierop kwamen. Middels gemeente brede terugkoppeling hierop is de mate van bewustwording verhoogd.

We gebruiken data voor het opstellen van onze plannen en het beleid. Daartoe hebben we een opgaveteam datagericht werken neergezet, met vertegenwoordiging uit meerdere afdelingen. Daarin worden de acties geborgd waar gemeente brede afspraken voor nodig zijn. Zichtbare resultaten zijn:

• de realisatie van een algoritme register ;
• voortzetting van de klankbordgroep digitalisering & ethiek ;
• opleiding van medewerkers via de Amersfoortse Loopbaanacademie;
• nieuw contract met de Utrecht Dataschool (onderzoekslijnen in 2023 vast te stellen);
• eerste versie van de Amersfoortse data-architectuur - in relatie tot de nieuwe enterprise architectuur.

In 2022 is de aanbesteding van de digitale archiefbewaarplaats gepubliceerd. Met behulp van de digitale archiefbewaarplaats (e-depot ) zal het bewaren en beschikbaar stellen van digitale informatie wettelijk worden geborgd. Verder wordt in kaart gebracht wat de afspraken met alle verbonden partijen van de Gemeente Amersfoort zijn op het gebied van informatie- en archiefbeheer en worden deze opnieuw ingericht.

Door de aanbesteding van het e-depot zal ook digitale informatie duurzaam bewaard/beschikbaar worden voor organisatie, inwoners en bedrijven. In 2022 heeft de gemeente Amersfoort zicht aangesloten bij de Ontwerpselectielijst e-mailbewaring. De Ontwerpselectielijst is een formele stap om te komen tot een praktische oplossing voor de archivering van e-mailberichten. Dit draagt onder andere bij aan een snellere afhandeling van Woo verzoeken.