Bedrijfsvoering

Amersfoort groeit en blijft ook de komende jaren doorgroeien. Dat zien we ook terug in de opgaven en projecten waaraan we werken; de taken en opgaven nemen niet alleen toe maar worden ook steeds complexer. We maken een schaalsprong als stad en dat vraagt ook om een schaalsprong als organisatie. Op bepaalde thema’s vraagt de samenleving bovendien een andere rol van de overheid. 

Om onze opgaven – samen met de stad -beter te kunnen realiseren en de dienstverlening aan onze inwoners op peil houden heeft de ambtelijke organisatie in 2022 gewerkt aan een voorstel om de extra beschikbare gestelde middelen van 6 miljoen zo effectief mogelijk in te zetten. De raad is hierover geïnformeerd met Raadsinformatiebrief 2022-021 . De invulling en de effecten van deze extra capaciteit zullen echter pas in de jaren 2023 en verder zichtbaar worden. We blijven daarbij ook steeds in een continu proces werken om de vraag (bestuurlijke ambities, opgaven, projecten en diensten) en aanbod (capaciteit – kwaliteit en kwantiteit - van de ambtelijke organisatie) op elkaar af te blijven stemmen. Dit doen we onder de noemer van strategische personeelsplanning. Daarnaast krijgen we door portfoliomanagement steeds beter grip op de totale werkvoorraad en zijn we beter in staat om het gesprek te kunnen voeren over prioritering in het werk.

De huidige krapte op de arbeidsmarkt vraagt om als aantrekkelijke werkgever te blijven investeren in de vaardigheden en (talent) ontwikkeling van onze medewerkers en het werven van nieuwe talenten. Kennisbehoud en kennisontwikkeling, inzetten op innovatie en datagericht werken, investeren in talentontwikkeling, brede inzetbaarheid en meer diversiteit in het personeelsbestand zorgen ervoor dat we beter in staat zijn om de complexe vraagstukken van de stad op integrale wijze aan te pakken. In 2022 hebben we (tijdelijke) recruiters ingezet om nog beter in staat te zijn nieuwe medewerkers te vinden. In ons opleidingsbeleid focussen we onder andere op het versterken van digitale vaardigheden en samenwerkvaardigheden (de zogenaamde 21ste eeuwse vaardigheden) en het verstevigen van vaardigheden om meer integraal te kunnen werken in opgaven. 

Inclusieve organisatie – we gaan voor divers talent
Wij gaan voor divers talent. Wij hebben de overtuiging dat een divers personeelsbestand bijdraagt aan de effectiviteit van onze organisatie. Diverse achtergronden brengen namelijk meervoudige perspectieven en talenten met zich mee. Dat komt de kwaliteit van ons werk ten goede. In 2022 is de beleidsnotitie ‘Inclusieve organisatie 2022-2026 ’ vastgesteld. In 2022 hebben we: 

• Deelgenomen aan de landelijke Diversity Day; met dit jaar specifieke aandacht voor het werken met een beperking of uitdaging. Activiteiten waren onder meer een lezing, een ‘Nice to meet you’ met 2 collega’s uit het doelgroepenregister en een tour door het stadhuis in een rolstoel of geblinddoekt met blindengeleidestok.
• Ook op Inspiratiedag in juni hebben we rondom het thema ‘Let’s connect’ stil gestaan bij diversiteit en inclusie.  Er is een sessie georganiseerd door een externe partij die met hulp van VR brillen deelnemers letterlijk ‘Met andere ogen’ liet kijken naar situaties van uitsluiting waarna hier het gesprek over gevoerd werd. In een andere sessie (‘Nice to meet you’) gingen collega’s met elkaar in gesprek over de Ramadan en vertelden 2 collega’s over wat dit voor hen betekent, wat ze wel en niet doen etc. Ook was op Inspiratiedag nog de mogelijkheid om een Amersfoortse moskee te bezoeken en hier uitleg over te krijgen van een collega.  

• Gebruik gemaakt van specifieke werving en selectiebureaus om divers talent binnen te halen en onder de vacatureteksten staat een herziene, meer inclusieve diversiteitsalinea.  
• Een bijdrage geleverd aan het blad “Jong en Ambtenaar’, een speciale uitgave van Binnenlands bestuur. 
• Ons ingezet om mensen uit de doelgroep van de Wet Banenafspraak duurzaam een plek te bieden bij de gemeente Amersfoort en te behouden. In 2022 heeft dit geleid tot zes nieuwe plaatsingen in negen maanden. In totaal werken op dit moment zestien medewerkers uit het doelgroepregister bij de gemeente Amersfoort. 
• Toegankelijkheid en inclusie is een belangrijk thema in het ontwerp van het nieuwe stadhuis. 

Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie
Wij vinden het belangrijk dat wij een sociaal veilige gemeentelijke organisatie zijn. Wij zetten in op blijvend meer bewustwording en aandacht voor integriteit en veiligheid op de werkvloer. In 2022 waren enkele landelijke incidenten rondom ongewenst gedrag de aanleiding voor verdere bewustwordingsacties in de organisatie. De gedragsnormen en waarden van gemeente Amersfoort uit het handboek personeel zijn bij iedereen onder de aandacht gebracht tijdens Coffee Connect momenten, in lunchbijeenkomsten en workshops. Ook is er voor het management een workshop Ongewenste Omgangsvormen en Machtsverhoudingen, georganiseerd. Nieuwe medewerkers krijgen op de introductiedag informatie over de lijn die in Amersfoort rondom integriteit wordt gevolgd.

In mei 2022 is het tweejaarlijkse Werkbelevingsonderzoek gehouden. In dit onderzoek waren vragen opgenomen over de ervaren sociale veiligheid van medewerkers (denk aan vragen als ‘Op mijn werk durf ik mezelf te zijn; ik durf voor mezelf op te komen en kan goed feedback geven op collega’s en leidinggevende). Gemeentebreed realiseren we hier een 7,7. Waar uit de rapporten blijkt dat het aandacht nodig heeft, wordt hier het gesprek over georganiseerd. 

Vertrouwenspersoon
De organisatie beschikt over twee interne vertrouwenspersonen en een coördinator. Zij zijn in 2022 door 21 personen benaderd voor een individueel gesprek. Dat is meer dan het jaar hiervoor. De rode draad in de diverse gesprekken lag in de meeste cases op de verhouding leidinggevende – medewerker. De vertrouwenspersonen hebben gesprekken gevoerd, handvatten gegeven om verdere acties te ondernemen en hebben terugkoppelingsgesprekken met de melder gehouden. Drie maal is er doorverwezen naar bedrijfsmaatschappelijk werk, eenmaal naar de bedrijfsarts en eenmaal is een externe mediator ingeschakeld. 

Meldingen 
De acties rondom bekendheid en bewustwording over het melden van ongewenste omgangsvormen en mogelijke integriteitsschendingen heeft een groter aantal meldingen en gesprekken bij de vertrouwenspersonen opgeleverd in 2022. Er zijn in totaal 17 nieuwe meldingen geweest.  

Binnen deze 17 meldingen waren er zes mogelijke integriteitsschendingen binnen de organisatie. Twee meldingen hiervan zijn met hulp van loggingsmogelijkheden onderzocht en niet gegrond gebleken. Vier meldingen lagen in de relationele sfeer en zijn met verduidelijkende gesprekken opgelost.  

Er zijn 11 meldingen gedaan rondom ongewenste omgangsvormen tussen collega’s en rondom de verhouding leidinggevende – medewerker. Enkele of meerdere gesprekken waren voldoende om bij alle partijen helderheid te krijgen en in goede verstandhouding verder te kunnen gaan. Eén medewerker heeft besloten om de organisatie te verlaten omdat deze het gesprek niet verder aan wilde gaan.  

Er zijn geen meldingen gedaan rondom (vermeende) fraude.

Thuiswerken en vitaliteit 
Het activiteit gericht werken/hybride werken heeft een stevige plek gekregen in de organisatie. Alle medewerkers (exclusief ZZP-ers) hebben de mogelijkheid een goede ARBO-stoel, een hoog-laag bureau en een beeldscherm in bruikleen te krijgen. In het najaar van 2021 is een contract afgesloten met het circulair bedrijf Opnieuw! die via een webportaal aan alle medewerkers ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek faciliteiten in bruikleen aanbiedt. De ARBO-stoel wordt door een ergonomisch specialist direct bij levering thuis, ingesteld.  

Vanuit preventieoogpunt is het pauzeprogramma Pausit gecontinueerd, een persoonlijke digitale coach met oefeningen en bewustwordingsacties op vitaal gebied. Nek- en schouderklachten, maar ook rugklachten kunnen hiermee voorkomen worden.  

Verzuim
Wij hanteren het eigen regiemodel voor de verzuimbegeleiding. Onze bedrijfsartsen hebben samen met leidinggevenden, medewerkers begeleid in hun verzuimtraject volgens de Wet Verbetering Poortwachter. De lange termijneffecten van corona zijn nog niet bekend. Medewerkers die deze ziekte hadden, en daar nog klachten van ondervinden, worden nauwgezet gevolgd. Wij maken gebruik van de specialistische kennis van onze providersboog.  

Daarnaast is het langdurig verzuim gestegen. De verzuimcijfers zijn in 2022 gestegen naar 7,1%, dit is ruim boven het streefcijfer van 5%. Deze stijging van het verzuimpercentage heeft te maken met een combinatie van factoren, maar is grotendeels toe te schrijven aan een stevige toename van het langdurig verzuim. Er is met name een sterke toename te zien in de ernst en complexiteit van het soort aandoeningen waardoor het herstel en de re-integratie langer duurt, vooral bij de complexe psychische klachten en long covid klachten. Daarnaast is er ten aanzien van de interventies in de reguliere sector een langere wachttijd, ook hierdoor neemt de duur van het (lang) verzuim toe. De stijging van het ziekteverzuimpercentage is ook in het landelijke beeld terug te zien.

De inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk is ook in 2022 van belang gebleken. Werk-privé balans, stress en (dreigende) burn-out en verwerkingsproblemen waren onderwerp van de hulpvragen. De overige lagen op het gebied van copingstijl, werkdruk, relatie met collega/leidinggevende, andere persoonlijke problemen, (dreigend) conflict en assertiviteit.

In 2022 hebben we concrete stappen gezet om de interne dienstverlening verder te professionaliseren. Er is een bedrijfsvoeringagenda geformuleerd die als richtsnoer dient om een nieuw intern dienstverleningsconcept op te stellen. De komende twee jaar werken we dit verder uit zodat we in het nieuwe stadhuis de dienstverlening hebben geoptimaliseerd. 

Facilitaire zaken 
In 2022 hebben we het nieuwe werkplekconcept (tijd- en plaats- onafhankelijk werken) afgerond. Alle afdelingen zijn inmiddels gehuisvest in het stadhuis en werken volgens het concept Activiteit Gericht Werken (AGW). Dit werkplekconcept zal de komende jaren verder worden geëvalueerd en verbeterd en dient ook als basis voor het nieuwe stadhuis.      

Naast de voorbereidingen op de toekomst vraagt de instandhouding van de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie doorlopend aandacht. In het licht van de planvorming voor het toekomstig Stadhuis is het onderhoud beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Een acceptabel en ARBO-verantwoord werkklimaat is de basis, waarbij er de komende jaren nog wel diverse aanpassingen en maatregelen nodig zijn.  

Vanaf oktober 2022 "zetten we de knop om” en verwarmen we het Stadhuiscomplex tot maximaal 19 graden en laten we de koeling minder draaien.  

In het Coalitie-akkoord is opgenomen dat de eigen organisatie werkt volgens het principe “Carnivoor geef het door".  Daarom hebben we per 1 oktober 2022 doorgevoerd dat alle hapjes/lunch/diner/etc. die bij gemeentelijke bijeenkomsten worden genuttigd, in principe vegetarisch zijn en dat er geen zuivel wordt geschonken, tenzij dit expliciet wordt doorgegeven. In het bedrijfsrestaurant waar met een buffet wordt gewerkt, zetten we in samenwerking met onze cateraar in op bewustwording en stapsgewijze verandering van het assortiment om zo meer mensen te interesseren in plantaardig eten. Hiervoor zal onze cateraar verder toewerken naar een omkering van het aantal dierlijke (minder) en plantaardige (meer) producten dat ze aanbiedt in het bedrijfsrestaurant. 

In 2022 zijn een drietal moties aangenomen over het omgaan met algoritmen. De desbetreffende algoritmen zullen uiteindelijk in het nieuw in te richten algoritme register toegelicht worden.

De primaire processen van de gemeente zijn toenemend afhankelijk van betrouwbare, veilige en innovatieve voorzieningen. In 2022 is verder gewerkt aan het optimaliseren van het portfoliomanagement voor een betere strategische afweging van projecten en is de enterprise architectuur geactualiseerd waarbij onder andere gebruik is gemaakt van de common ground principes. Daarnaast wordt er gewerkt aan een sourcingsvisie in opmaat naar het nieuwe stadhuis. 

De implementatie van de Wet open overheid (Woo) is projectmatig opgepakt om ervoor te zorgen dat de processen voldoen aan de kwaliteitseisen van de Woo. In 2022 is het ambitieniveau vastgesteld door de raad en is een aanbesteding gedaan voor een anonimiseringstool. De ontwikkeling van het landelijke platform Open Overheidsinformatie (Plooi) is vertraagd waardoor iedere gemeente in 2023 zelf moet bepalen hoe zij aan de wetgeving kan voldoen.  

Een digitale Archiefbewaarplaats 
In 2022 is hard gewerkt om de aanbesteding van de digitale Archiefbewaarplaats vorm te geven (E-depot). We doen dit voor zowel Amersfoort als acht regio-gemeenten (op basis van een dienstverleningsovereenkomst). Op dit moment zijn we op zoek naar een leverancier en in 2023 wordt het E-depot dan in beheer genomen en geïmplementeerd zodat de gemeentelijke Archiefdienst ook digitale informatie kan gaan beheren, bewaren en beschikbaar stellen volgens de Archiefwet.

Digitale transformatie raakt ons allemaal 
Het jaar 2022 vormde voor de ambtelijke organisatie het jaar van de digitale transformatie. Onderdeel van dit jaar vormde diverse activiteiten voor medewerkers en de leergang Leiderschap bij Digitale Transformatie. In de leergang is het management bewuster gemaakt van wat digitale transformatie inhoudt en welke kansen dit biedt.

Naleving Wet financiering decentrale overheden ( Wet FIDO )

De Wet FIDO bepaalt dat het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties alleen mag voor de publieke taak. Enige uitzondering hierop is het uitzetten van overtollige middelen. Deze uitzettingen dienen dan een prudent karakter te hebben en niet gericht te zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatig risico. Daarnaast bepaalt de Wet FIDO dat de gemiddelde netto vlottende schuld per kwartaal niet de kasgeldlimiet overschrijdt (bepaald in de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden) en dat het renterisico op de vaste schuld van de gemeente de renterisiconorm (bepaald in de uitvoeringsregeling), niet overschrijdt. Wij hebben de bepalingen in de wet FIDO nageleefd en hiermee financieel rechtmatig gehandeld.

Individueel geconstateerde afwijkingen ten aanzien van rechtmatigheid

Voor een overzicht van de door het College geconstateerde onrechtmatigheden verwijzen we u naar het onderdeel ‘Begrotingsrechtmatigheid’ in deze Jaarstukken.

Het voorkomen van fraude en onrechtmatig handelen is binnen de organisatie een belangrijk aandachtspunt. In de werkprocessen van de organisatie zijn tal van maatregelen genomen om het risico op fraude en onrechtmatig handelen zoveel mogelijk te reduceren. Te denken valt hierbij aan functiescheiding, toepassen van ‘meer ogen – principe’ en ICT- maatregelen op het gebied van identificatie en authenticatie. Daarnaast is in de organisatie ook aandacht voor de meer culturele en gedragskant van fraude en onrechtmatigheden. Voorbeelden hiervan zijn aan trainingen op het gebied van morele dilemma’s en beleid om een veilig werkklimaat te waarborgen. In 2022 zijn geen gevallen van interne fraude binnen de organisatie geconstateerd. In het kader van mogelijk onrechtmatig handelen van medewerkers, zijn zes integriteitsschendingen onderzocht.