4.1 Bestuur en dienstverlening

Een voorbeeld om dit concreet te maken. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft een lange formatie plaatsgevonden om tot een coalitie te komen. Tijdens de formatie zijn meerdere stadsbrede gesprekken gevoerd. In het coalitie-akkoord is één van de vier centrale doelstellingen geformuleerd als "We doen het samen: goed samenspel en in gesprek".

Gezien de grote opgaven waar Amersfoort voor staat, is steeds vaker de samenwerking gezocht met andere overheden en maatschappelijke partners. En met positief resultaat: zie de tekst hierboven over regionale samenwerking en public affairs.

De e-learning schrijven in begrijpelijke taal is in 2022 verlengd. Daarnaast zijn de teksten van de website vereenvoudigt en is een aantal standaardbrieven herschreven naar eenvoudiger taal.

We publiceerden vaker campagnes op Facebook, Twitter en Instagram. We zien ook dit jaar een groei in het aantal volgers: op Facebook hebben wij er nu 11.426 (+6%), op Instagram 7.985 (+13%) LinkedIn 19.265 (+13%) en Twitter 15.126 (gelijk gebleven).

Door waar dat passend is samen te werken, zoals bij het wijkperspectief Soesterkwartier, hebben bewoners meer invloed. Dat kan niet altijd, want soms zijn er maatschappelijke belangen die zwaarder wegen dan de wensen en belangen van direct omwonenden. In die gevallen is de participatie gericht op het vanuit het oogpunt van omwonenden verbeteren van de plannen. Makkelijker maken doen we vooral door begrijpelijke taal te gebruiken in brieven en informatie en waar mogelijk beeld in te zetten in plaats van taal.

We evalueerden in 2022 het werken met de participatiegids. Eén van de uitkomsten is de afspraak dat de gemeente bij de start van nieuwe projecten in de lead is om omwonenden en andere belanghebbenden te informeren en uit te nodigen voor een eerste gesprek of bijeenkomst. We deden dit in 2022 bij de herontwikkeling Soesterweg 552-556 (SRO locatie) en Soesterweg 342 (Van Rijnsoeverlocatie). Een andere uitkomst is dat de gemeente de eigen rol in deze ruimtelijke ontwikkelingen beter toelicht.

Ook in 2022 organiseerde Bewoners033 in opdracht van de gemeente weer een aantal broedplaatsen waar initiatiefnemers, politiek, bestuur en ambtelijke organisatie elkaar ontmoetten en spraken over initiatieven in de stad. Naar aanleiding van een evaluatie is besloten om mensen die tijdens een broedplaats een idee inbrengen ook een half jaar te volgen, om hen te ondersteunen en te adviseren als dat nodig is. Eerder is door Bewoners033 het initiatief Advies033 gestart. Advies033 is een grote groep professionele vrijwilligers uit Amersfoort die klaar staan om initiatiefnemers die daar behoefte aan hebben te adviseren ondersteunen. Dit loopt goed. Dat betekent wel dat er minder belangstelling is voor het inloopspreekuur. Daar is Bewoners033 nu mee gestopt. Om het bereik te vergroten is in 5 wijken gestart met communicatie via wijkwebsites. Als dat goed bevalt, wordt dat verder uitgebreid.

Dat gebeurt onder andere aan de balie, telefoon, digitaal via de website en via social media/Whatsapp.

De e-dienst 'aangifte geboorte ' is op 3 juni 2022 aangezet; inmiddels wordt 79% van de aangiften geboorte digitaal gedaan. Voor aangiftes van overlijden ligt dat op 87%.

Per 1 oktober zijn we aangesloten bij de pilot 'digitale aanvraag rijbewijs' (DAR). Van oktober tot en met december zijn er 437 aanvragen digitaal gedaan,1602 aanvragen kwamen binnen via de balie. Met gemiddeld 20,4% digitale aanvragen scoort Amersfoort het hoogst van alle gemeenten die per oktober zijn aangesloten bij DAR (gemiddeld 11%).

Om klanten beter te leren kennen houden we continu klantonderzoek aan de balie, op de website en onze formulieren. Ook doen we aan data-analyse en maken we klantreizen. Zo halen we het klantperspectief van buiten naar binnen.

In 2022 is een nieuwe applicatie met app (Melddesk) geïmplementeerd die gaat helpen bij het verder verbeteren van het proces van de

afhandeling van meldingen over de openbare ruimte.

Streven is om zoveel mogelijk bellers in één keer goed te helpen: dat is fijn voor de klant en ook wel zo efficiënt.

Streven is om onze dienstverlening doorlopend te verbeteren. In 2022 is bijvoorbeeld een nieuwe website opgeleverd en een app waarmee meldingen openbare ruimte kunnen worden doorgegeven.

In 2022 is het ontwerp van de nieuwe publiekshal gereed gekomen.

Over 2022 wordt begin 2023 gerapporteerd over inhoud en te nemen maatregelen aan het Ministerie van BZK. Inhoudelijk geldt dat:

• De datakwaliteit van de BRP-gegevens opnieuw zeer hoog is, met 100 % op de geautomatiseerde controles en 80 % op de steekproef.
• De domeinvragen van de BRP zijn qua de wettelijke normen goed te noemen met bijhouding op 94,7 % en verstrekking op 100 %. De aanbevelingen vanuit het rijk hebben wij een score van 70 procent. Wat betreft de BRP-vragen in het kader van informatiebeveiliging is de score 100 %.
• De domeinvragen van de reisdocumenten zijn zowel wat de wettelijke normen als de aanbevelingen vanuit het rijk uitstekend, een score van 100 %. Wat betreft de reisdocumentenvragen in het kader van informatiebeveiliging is de score met 91,0 % voldoende, met ruimte voor verbetering.

De score is overwegend goed te noemen, in een tijd waarin wij te maken hebben gehad met een hoge werkdruk door het inschrijven van vele Oekraïners en vacatureruimte van 38%.

Een klacht gaat over het algemeen over de bejegening door één van onze medewerkers. Dat is wat anders dan een bezwaar dat gericht is tegen een besluit.

Vergunningaanvragen worden getoetst aan alle wettelijke en lokale toetsingskaders.

Slechts 0,67% van de ingediende aanvragen wordt een van rechtswege verleende vergunning vanwege de beslistermijn die verstreken is.

In 2022 hebben we het programma van 2021 voortgezet. Enerzijds omdat we de belangrijkste risico’s door het jarenlang aanscherpen van het uitvoeringsplan in beeld hebben. Anderzijds ook omdat er meer kwaliteitswinst was te behalen door het voorbereiden van de invoering van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen.

Het gemeentebrede risicomanagementproces is ambtelijk in voorbereiding en zal naar verwachting in Q1 2023 worden vastgesteld door de CIO-office en directie. Hierin zal tevens invulling gegeven worden aan hoe afspraken met derden gemonitord worden en door wie.

Tijdens het uitwerken van de principes van privacy en security by design is de gemeentebrede ambitie verhoogd. Het bleek wenselijk voor de organisatie om aanvullend ook uitgangspunten voor archiving by design op te stellen, wat te samen zal resulteren in de ‘IV by design'- uitgangspunten. Naar verwachting worden de uitgangspunten door de CIO Office in Q1-2023 vastgesteld.

De CISO zal in 2023 voor het eerst over 2022, een jaarverslag uitbrengen als integrale verantwoording over relevante ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging.

Over het actiegerichte plan van aanpak, dat is gebaseerd op de vier aanbevelingen die de Rekenkamer deed naar de gegevensbescherming in Amersfoort, en over de voortgang ervan is de Raad geïnformeerd door middel van een RIB (2021-098 en 2022-088).

Het gemeentebrede risicomanagementproces is ambtelijk in voorbereiding en zal naar verwachting in Q1 2023 worden vastgesteld door de CIO-office en directie. Hierin zal tevens invulling gegeven worden aan hoe afspraken met derden gemonitord worden en door wie.

In aanvulling op de IV-principes by design draagt ook het portfolio-managementproces, waarmee in 2021 is gestart bij aan verdere borging van gegevensbescherming in de organisatie.

De Raad is in augustus 2022 geïnformeerd over de verantwoording ENSIA. De CISO zal daarop aanvullend, in 2023 voor het eerst over 2022, een jaarverslag uitbrengen als integrale verantwoording over relevante ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging.